การเลือกโปรแกรมบัญชี ท่านจะต้องเปิดโอกาสให้ทีมงานที่เกี่ยวข้องของท่านได้มีส่วนร่วมในการสรรหาด้วยเพราะเคยเกิดขึ้นอยู่บ่อยๆว่าผู้บริหารเป็นผู้เลือกและตัดสินใจ พอซื้อเสร็จก็โยนให้ฝ่ายบัญชีไปใช้ ปรากฎว่าฝ่ายบัญชีรู้สึกว่าถูกบังคับก็เลยเกิดการต่อต้านหรือเกิด ความไม่ชอบและไม่ให้ความร่วมมือ จนในที่สุดก็กลายเป็นความล้มเหลว
ปัจจัยที่จะต้องพิจารณาในการเลือกโปรแกรมบัญชี มีดังนี้
1. งบประมาณ ก่อนที่จะเริ่มต้นเลือกโปรแกรมบัญชี เราต้องทำการจัดสรรงบประมาณเสียก่อน สิ่งที่จะเกี่ยวข้องคือ ค่าใช้จ่ายสำหรับ โปรแกรมบัญชี ค่าใช้จ่ายในเรื่องHardware และที่จะใช้ติดตั้งโปรแกรมฯนั้น
2. พิจารณาคุณสมบัติของโปรแกรมบัญชี สามารถรองรับความต้องการที่สำคัญๆ ส่วนใหญ่ของธุรกิจโปรแกรมบัญชีในตลาดนั้นมีหลากหลายแตกต่างกันไปทั้งลักษณะการใช้งานและราคา การที่จะเลือกซื้อนั้นเราต้องสำรวจความต้องการธุรกิจของเราด้วยการเรียงลำดับความสำคัญของงานที่ต้องการ โปรแกรม ฯ ดังกล่าวควรรองรับความต้องการที่เรียงลำดับไว้ 70-80%
บางกิจการพอเริ่มจะเปลี่ยนจากการไม่เคยใช้คอมฯเลย แต่พอวางแผนจะใช้ขึ้นมาก็ตั้งเป้าไปถึงขนาด ว่าต้องเป็น Web base accounting ซึ่งอาจไกลเกินเอื้อมจนทำให้ โครงการล้มเหลว โปรดระลึกเสมอว่าควรทำแบบค่อยเป็นค่อยไป ทีละขั้น ทีละตอน จะประสบความสำเร็จมากกว่า และพิจารณาถึง
- โปรแกรมฯนั้นต้องมีความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยน ความต้องการพื้นฐาน ให้เป็นไปตามความต้องการได้เองโดยไม่ต้องพึ่งพาโปรแกรมเมอร์ เช่น เราอาจจะต้องการตัวเลขไปทำรายงานต่อในโปรแกรมอื่นต้องสามารถทำได้เองอย่างง่าย
- ความเร็ว เมื่อเริ่มแรกที่ข้อมูลยังมีไม่มาก โปรแกรมบัญชีอาจมีความสามารถที่ดูไม่ต่างกัน แต่สิ่งหนึ่งที่ควรมองให้ลึกก็คือเมื่อมีข้อมูลมากขึ้น โปรแกรมนั้นจะมีขีดความ สามารถที่จะรองรับหรือไม่
- หลุมดำ ในโปรแกรม(Bug) เป็นธรรมดาของโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่อาจจะมีหลุมดำหรือ bug ซึ่งจะก่อให้เกิดการหยุดชะงักในการประมวลผลหรือที่เรียกว่า Error เพื่อความปลอดภัย โปรดสอบถามผู้ขายว่า โปรแกรมนั้นมีผู้ใช้จำนวนกี่ราย และเลือกโปรแกรมที่มีผู้ใช้งานมากที่สุดจะปลอดภัยกว่า อีกทางหนึ่งคือเลือกโปรแกรมที่พัฒนาจากบริษัทฯที่มีชื่อเสียงทางด้านนี้ ก็จะให้ความั่นใจได้ดีกว่า
อีกประการหนึ่งโปรแกรมที่ดีจะต้องมีเครื่องมือจัดการซ่อมแซมฐานข้อมูลเมื่อเกิดการบกพร่องในการประมวลผลเช่นเมื่อไฟดับ ในระหว่างกำลังสั่งประมวลผลข้อมูลอยู่จะทำให้โปรแกรมเกิดอาการรวน โปรแกรมที่ดีจะต้องมีเครื่องมือที่จะช่วยกู้ข้อมูลที่รวนนี้กลับมาได้
3. พิจารณาคุณสมบัติของผู้จำหน่ายโปรแกรม สิ่งที่สำคัญพอๆ กันกับการเลือกโปรแกรมบัญชีก็คือคุณต้องให้ความสำคัญในการพิจารณาผู้ที่จำหน่ายโปรแกรมบัญชีนั้น เพราะเขาจะต้องเป็นผู้ที่อบรมและคอยให้คำปรึกษาในการใช้งานแก่คุณตลอดไป ท่านจะต้องเลือกผู้ที่มีความรู้ในโปรแกรมนั้นเป็นอย่างดี อาจดูจากการที่เขาได้รับการแต่งตั้งอย่างเป็นทางการในการจำหน่ายโปรแกรมนั้นหรือเป็นผู้พัฒนาโปรแกรมด้วยตนเอง และสามารถให้คำปรึกษาในการใช้งานได้จริงหลังการขาย
ท่านสามารถตรวจสอบได้ด้วยการสอบถามประสบการณ์จากผู้ที่ใช้โปรแกรมกับนั้นอยู่ เมื่อเลือกสรรจนได้โปรแกรมที่เข้าตากรรมการสักหนึง ถึง สามรายแล้ว ด่านสุดท้ายก็คือ ให้ขอรายชื่อผู้ที่ใช้โปรแกรมนั้น จากผู้ขาย สักห้าราย เพื่อที่ท่านจะสามารถ สอบถามผู้ที่ใช้งานจริงว่ามีการใช้งานเป็นอย่างไร มีความพอใจกับโปรแกรมฯนั้นหรือไม่ บริการหลังการขายของผู้ขายเป็นอย่างไร และมีปัญหาใดที่เกิดขึ้นจากการใช้หรือไม่
ตัวอย่างโปรแกรมบัญชีที่น่าสนใจ - http://www.cpaccount.net/accounting-article-section/47-accounting-software-erp/175-2008-06-16-15-31-32
การเลือกซื้อโปรแกรมบัญชี - http://www.cpaccount.net/accounting-article-section/47-accounting-software-erp/217-buy-accounting-software
ทดลองใช้โปรแกรมบัญชี ก่อนซื้อ - http://www.cpaccount.net/accounting-article-section/47-accounting-software-erp/219-accounting-software-how-to-choose