5 อุปนิสัยในการประมวลผลที่ดี
ได้เวลาที่คุณจะทิ้งสิ่งที่ไม่ดีเอาไว้ในอดีต และสร้างอนาคตที่มีระเบียบที่ช่วยเพิ่มผลผลิตสำหรับตัวของคุณเอง ไฟล์ของคุณ และคอมพิวเตอร์ของคุณได้แล้ว ซึ่งบทความนี้จะมีคำแนะนำว่าการใช้เครื่องมือต่างๆใน Microsoft Windows XP และแหล่งข้อมูลอื่นๆจะช่วยให้คอมพิวเตอร์ของคุณสามารถทำงานอย่างที่ควรจะเป็นได้อย่างไร
ในหน้านี้
- จัดระเบียบโฟลเดอร์
- ทำความสะอาดฮาร์ดดิสก์
- ใช้ System Restore
- อัพเดต Windows และ Office
- ใช้ซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสบวกกับเครื่องมือค้นหาและกำจัดสปายแวร์
1.จัดระเบียบโฟลเดอร์
พวกเราต่างทราบดีว่าในขณะที่เรากำลังเร่งรีบ เราอาจเก็บไฟล์ผิดโฟลเดอร์ได้ แต่วิธีการอย่างหนึ่งที่จะช่วยสร้างความมั่นใจว่าไฟล์ต่างๆที่คุณมีอยู่ถูกจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบแล้วก็คือการใช้ระบบจัดเก็บไฟล์เพื่อลดความแออัดยัดเยียด เพื่อให้สอดคล้องกับวิธีการใช้คอมพิวเตอร์ของคุณเอง อ่านบทความเพิ่มเติม "7 เทคนิคในการจัดระเบียบไฟล์ของคุณ" อย่างไรก็ตามเรามีเทคนิคบางอย่างที่คุณสามารถนำไปใช้ได้เลย
- เริ่มทำความสะอาด
เริ่มต้นโดยการตัดสินใจว่าไฟล์ใดในฮาร์ดดิสก์ที่คุณไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไป
- ทบทวนให้รอบคอบ
ใช้เวลาวางแผนเพื่อจัดระเบียบไฟล์ของคุณเอง คุณใช้เวลาทำอะไรในคอมพิวเตอร์บ้างและคุณสร้างอะไรขึ้นมาบ้าง? งานที่คุณทำเกี่ยวข้องกับการตบแต่งภาพถ่าย ท่องเว็บ เขียนเรื่องสั้น ค้นหาข้อมูลสำหรับทำวิจัย หรือเล่นเกมกันแน่? คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ย่อยขึ้นมาในโฟลเดอร์ My Documents ได้โดยง่าย โดยโฟลเดอร์เหล่านี้ต้องสอดคล้องกับไฟล์ที่คุณสร้างและต้องการค้นหาในภายหลังด้วย
- ใช้โฟลเดอร์ย่อย
หลังจากที่คุณทราบแล้วว่าคุณสร้างและเซฟข้อมูลอะไรเก็บเอาไว้บ้าง ให้คุณสร้างโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยขึ้นมาเพื่อจัดเก็บไฟล์ของคุณเอง คุณควรใช้ชื่อที่เหมาะสมและเข้าใจง่าย ตัวอย่างเช่นในโฟลเดอร์ My Documents คุณอาจสร้างโฟลเดอร์เหล่านี้ขึ้นมา
- Projects
- HR Benefits
- Career
ในโฟลเดอร์ Projects คุณอาจจะสร้างโฟลเดอร์ย่อยสำหรับโครงการต่างๆขึ้นมา
คำแนะนำ: ถ้าหากต้องการสร้างโฟลเดอร์ย่อยอันใหม่ขึ้นมาใน Windows XP ให้เข้าไปในทาสต์แพน File and Folder
แล้วคลิก Make a New Folder พิมพ์ชื่อโฟลเดอร์ใหม่ที่คุณต้องการแล้วกด Enter
สร้างโฟลเดอร์ใหม่ขึ้นมาโดยใช้ทาสต์แพน File and Folder
ย้อนกลับไปด้านบนสุดของหน้า
2.ทำความสะอาดฮาร์ดดิสก์
ในตอนนี้หลังจากที่คุณจัดระเบียบไฟล์และโฟลเดอร์รวมทั้งทำความสะอาดหน้าจอเดสก์ทอปแล้ว คุณต้องเข้ามาจัดระเบียบข้อมูลอีกทีหนึ่ง Windows XP มียูทิลิตี้สองชนิดก็คือ Disk Cleanup และ Disk Defragments ที่ช่วยให้คุณเพิ่มเนื้อที่ว่างในฮาร์ดดิสก์ และทำให้คอมพิวเตอร์ของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นได้ อ่านวิธีการทำความสะอาดฮาร์ดดิสก์จากบทความชื่อ "4 วิธีเพิ่มประสิทธิภาพคอมพิวเตอร์"
- Disk Cleanup ทำการบีบอัดไฟล์เก่าๆเข้าด้วยกัน จากนั้นทำให้มีเนื้อที่ว่างในฮาร์ดดิสก์เพิ่มขึ้น
- Disk Defragmenter ทำการสแกนฮาร์ดดิสก์จากนั้นนำเอาไฟล์ที่อาจกระจายอยู่ตามจุดต่างๆในฮาร์ดดิสก์มารวมกัน (ยิ่งคุณจัดเก็บไฟล์เอาไว้ในฮาร์ดดิสก์มากเท่าไหร่ โอกาสที่ไฟล์จะถูกแบ่งออกเป็นส่วนย่อยๆก็จะเพิ่มขึ้น จากนั้นการเรียกใช้ไฟล์ที่คุณเลือกเอาไว้ก็จะนานขึ้น)
คุณไม่จำเป็นต้องเรียกใช้ Disk Defragmenter บ่อยครั้งเหมือนกับ Disk Cleanup ก็ได้ กฎพื้นฐานก็คือให้ใช้ Disk Cleanup เป็นประจำทุกเดือนหรือทุก 3 เดือน และส่วน Disk Defragmenter ทุกๆ 6 เดือนเป็นต้น
ถ้าหากต้องการเรียกใช้โปรแกรมทั้งสองชนิด ให้คลิก Start ชี้ไปที่ All Programs ตามด้วย Accessories แล้วเลือก System Tools จากนั้นให้เลือก Disk Cleanup หรือ Disk Defragmenter ที่อยู่ในเมนู System Tools
ค้นหาเครื่องมือต่างๆใน Windows XP โดยเริ่มจากเมนู Start
ย้อนกลับไปด้านบนสุดของหน้า
3.ใช้ System Restore
System Restore จะเป็นโปรแกรมที่ช่วยคุณได้อย่างมาก ถ้าหากคุณโชคร้ายติดตั้งซอฟต์แวร์ที่ไม่มีเสถียรภาพลงไป ไฟดับกระทันหัน หรือไฟล์เสียหายที่เกิดจากภัยธรรมชาติ โปรแกรม System Restore ทำการจัดเก็บเอกสาร ตัวแปรระบบ และตัวแปรส่วนตัวที่อยู่ในคอมพิวเตอร์ตามช่วงเวลาที่คุณกำหนดเอาไว้ ถ้าหากมีเหตุการณ์ไม่คาดหมายเกิดขึ้นจนทำให้ไฟล์ที่อยู่ในคอมพิวเตอร์เสียหายหรือไม่อาจเรียกใช้ได้ คุณสามารถใช้ System Restore เพื่อทำให้คอมพิวเตอร์มีสภาพเหมือนตอนก่อนที่ไฟล์จะสูญหายไปได้
คุณควรสร้างจุดตรวจสอบระบบ (เรียกว่าจุดโอนถ่ายข้อมูลกลับคืนหรือ restore point) ทุกครั้งที่คุณคิดที่จะติดตั้งซอฟต์แวร์ใหม่จากอินเทอร์เน็ตลงไป หรือโปรแกรมอื่นๆที่คุณคิดว่าอาจทำให้คอมพิวเตอร์ของคุณทำงานผิดปกติขึ้นมาได้ ถ้าหากมีอะไรผิดพลาดขณะที่ทำการติดตั้งโปรแกรมหรือโปรแกรมทำให้องค์ประกอบบางอย่างของระบบไม่อาจทำงานร่วมกันได้ คุณก็จะสามารถทำให้คอมพิวเตอร์ให้มีสภาพเหมือนตอนก่อนหน้าที่คุณจะทำการติดตั้งโปรแกรมลงไปได้
หมายเหตุ: System Restore ทำการสร้างจุดโอนถ่ายข้อมูลกลับคืนให้แก่คอมพิวเตอร์ของคุณทุกวัน และก่อนที่คุณจะติดตั้งดีไวซ์ไดรเวอร์ใหม่ ติดตั้งอัพเดตอัตโนมัติ ติดตั้งไดรเวอร์ที่ไม่ได้ลงทะเบียน หรือติดตั้งแอพพลิเคชันบางอย่างลงไป
วิธีการใช้ System Restore
- คลิกที่ Start แล้วเลือก All Program
- ชี้ไปที่ Accessories จากนั้นชี้ไปที่ System Tools แล้วเลือก System Restore
- เมื่อโปรแกรมเริ่มทำงานให้เลือกหัวข้อ Create a restore point แล้วคลิก Next
- ใส่คำอธิบายให้จุดโอนถ่ายข้อมูลกลับคืน (อาทิเช่น "เริ่มงานใหม่ประจำปี 2006") และคลิก Create จากนั้นอีกไม่กี่นาที โปรแกรมจะบอกวันที่ เวลา และคำอธิบายของจุดโอนถ่ายข้อมูลอันใหม่
- คลิก Close เพื่อออกจาก System Restore
ใช้ System Restore เพื่อทำให้คอมพิวเตอร์มีสภาพเหมือนเดิม ก่อนที่ข้อมูลสูญหายไป
ย้อนกลับไปด้านบนสุดของหน้า
4.อัพเดต Windows และ Office
โปรแกรมต่างๆในคอมพิวเตอร์มักมีการเปลี่ยนแปลงและมีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องตามความเห็นของลูกค้าและการทดสอบผลิตภัณฑ์อย่างต่อเนื่องของผู้ค้า โดยตลอดช่วงอายุของโปรแกรมมักมีการแก้ไข เพิ่มคุณสมบัติใหม่ๆ และมีการปรับปรุงระบบรักษาความปลอดภัยอยู่ตลอดเวลา และถ้าหากคุณคือผู้ใช้ที่มีสิทธิถูกต้อง คุณก็ควรได้รับประโยชน์จากการปรับปรุงต่างๆเหล่านั้น ถ้าหากคุณตรวจเช็ค Microsoft Update เป็นประจำ คุณก็จะมั่นใจได้ว่าคุณจะได้รับการปรับปรุงล่าสุดของ Windows และ Office อยู่เสมอ
ให้คุณเข้าไปในเว็บไซต์ Microsoft Update เพื่อเริ่มขั้นตอนการอัพเดต ถ้าหากคุณเพิ่งเคยเข้ามาที่ไซต์ Microsoft Update นี้เป็นครั้งแรก คุณอาจจำเป็นต้องลงทะเบียนเพื่อขอใช้บริการเสียก่อน
วิธีการใช้ Microsoft Update
- ถ้าหากเป็นการอัพเดตที่มีความสำคัญสูง ให้คลิกที่ Express Install (recommended) ถ้าหากคุณต้องการอัพเดตเรื่องทั่วไป ที่ไม่ใช่เรื่องที่มีความสำคัญ ให้เลือกหัวข้อ Custom Install
- เว็บไซต์จะทำการตรวจเช็คระบบของคุณอย่างรวดเร็ว เพื่อดูว่ามีอัพเดตใหม่ใดๆที่ไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณหรือไม่ เมื่อขั้นตอนการตรวจสอบเสร็จสิ้นแล้ว คุณจะเห็นวินโดวส์ปรากฏขึ้นมาแสดงว่ามีอัพเดตใหม่อะไรที่พร้อมจะให้คุณดาวน์โหลดไปใช้บ้าง
- ปฏิบัติตามคำสั่งบนหน้าจอ แล้วคลิก Install Now เพื่อเริ่มต้นอัพเดตให้คอมพิวเตอร์ของคุณมีซอฟต์แวร์ที่ได้รับการปรับปรุงล่าสุด
ใช้ Windows Update เพื่อช่วยให้คุณได้รับคุณสมบัติล่าสุดของ Windows และ Office อยู่เสมอ
หลังจากที่คุณเข้าไปในไซต์ Microsoft Update แล้ว คุณควรปรับแต่งตัวแปรในคอมพิวเตอร์ให้ทำการอัพเดตสำคัญโดยอัตโนมัติ บริการนี้มีชื่อว่า Automatic Updates แถมยังเป็นบริการฟรีอีกด้วย
วิธีการเปิดการทำงานของ Automatic Updates
- คลิก Start แล้วคลิกที่ Control Panel
- คลิกที่ Performance and Maintenance
หมายเหตุ: ถ้าหากคุณมองไม่เห็นหัวข้อ Performance and Maintenance ให้คลิกที่ Switch to Category View
- คลิก System
- ในกรอบ System Properties คลิกที่หัวข้อ Automatic Updates
- เลือกตัวแปรแบบใดแบบหนึ่ง ไมโครซอฟท์แนะนำให้เลือกเป็นแบบ Automatic: Automatically download recommended updates for my computer and install them คุณสามารถตั้งเวลา Automatic Updates ให้ทำงานในเวลาใดก็ได้ของแต่ละวัน แต่คุณต้องจำเอาไว้ว่าคุณต้องเปิดคอมพิวเตอร์เอาไว้แล้วตามช่วงเวลาที่กำหนดเอาไว้สำหรับการติดตั้งอัพเดต เราแนะนำให้เลือกเวลาที่คุณไม่ได้ใช้คอมพิวเตอร์ทำงานใดๆ
- ถ้าหากคุณกำหนดให้ Automatic Updates ทำการแจ้งเตือนให้คุณทราบในขั้นตอนที่ 5 คุณจะเห็นกรอบแจ้งเตือนเมื่อมีดาวน์โหลดใหม่ๆพร้อมให้คุณนำไปติดตั้งได้ ให้คุณคลิกที่กรอบแจ้งเตือนเพื่อทบทวนและติดตั้งอัพเดตต่างๆ
หมายเหตุ: ถ้าหากคุณเลือกข้ออื่นๆในขั้นตอนที่ 5 ซึ่งเป็นหัวข้อที่เราไม่ได้แนะนำเอาไว้ คุณจำเป็นต้องดาวน์โหลดและติดตั้งอัพเดตสำคัญทุกอันเอง ถ้าหากคุณดาวน์โหลดอัพเดตแต่ลืมติดตั้งโปรแกรม คอมพิวเตอร์ของคุณก็จะไม่ได้รับการปรับปรุงใหม่ต่างๆ
ย้อนกลับไปด้านบนสุดของหน้า
5.ใช้ซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสและเครื่องมือค้นหาและกำจัดสปายแวร์
การอัพเดตซอฟต์แวร์ในคอมพิวเตอร์จัดเป็นขั้นตอนแรกที่ช่วยให้คอมพิวเตอร์ของคุณปลอดภัย ขั้นต่อมาคุณจำเป็นต้องดาวน์โหลดและติดตั้งข้อมูลล่าสุดสำหรับซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสด้วย คอมพิวเตอร์ของคุณอาจจะมีซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสรุ่นทดลองใช้ได้ฟรีให้มาด้วยอยู่แล้ว แต่ถ้าหากคุณไม่ได้ต่อสมาชิก คุณก็จะไม่ได้รับการปกป้องจากภัยคุกคามแบบใหม่ๆ ถ้าหากคุณมีซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสอยู่แล้ว หรือต้องการใช้ซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสชนิดอื่นๆ ให้คุณเข้าไปที่หัวข้อ Windows Marketplace Antivirus เพื่อดูว่ามีผลิตภัณฑ์ชนิดใดซึ่งเหมาะสำหรับคุณบ้าง
ถ้าหากคอมพิวเตอร์ของคุณทำงานช้าลง หรือคุณสังเกตเห็นโฆษณาป็อบอัพเพิ่มมากขึ้น แม้แต่ตอนที่คุณไม่ได้ท่องเว็บก็ตาม คอมพิวเตอร์ของคุณอาจโดนสปายแวร์ แอดแวร์ หรือซอฟต์แวร์ไม่พึงประสงค์อื่นๆเล่นงานเข้าให้แล้ว คุณสามารถค้นหาเรื่องราวของสปายแวร์ว่ามันอาจทำอะไรกับคอมพิวเตอร์ของคุณได้บ้างจากที่นี่ จากนั้นดาวน์โหลดโปรแกรมป้องกันไวรัสแจกฟรีของไมโครซอฟท์ไปทดลองใช้ได้